Über die im Menü "Kunden-Funktionen (F5)" aufrufbare Funktion "Beleg auf Kunde buchen (F3)" ist die Nachbuchung eines bereits abgeschlossenen Verkaufsbeleges auf ein Kundenkonto möglich. Ein nicht auf ein
Kundenkonto gebuchter Beleg kann demzufolge über diese Funktion nachträglich einem Kundenkonto zu gebucht werden. Zunächst wird nach dem Aufruf der Funktion das Kundenkonto abgefragt, auf das der nachfolgend zugeordnete Beleg gebucht werden soll. Optional kann hier auch eine zwischengeschaltete Abfrage nach Kundennummer erscheinen. Aus dieser Abfrage kann, sofern keine Kundennummer vorliegt, mit dem Button "Eingabe" oder der Taste Enter übergangen werden. Anschließend wird die Maske Kunde suchen aufgerufen.
Hier wird nun gewünschte Kunde über die Filterfunktionen gesucht und über den Button "Übernehmen (F12)" in den Beleg übernommen. In der nun erscheinenden Abfrage wird der Belegbarcode des Ursprungsbelegs gefordert, also der des umzubuchenden Belegs.
Tipp:
Alternativ ist auch eine Suche über die Belegsuche in der aktuell angemeldeten Kasse, im lokalen Kassenarchiv oder sogar im unternehmensweiten, zentralen Kassenbelegarchiv möglich. Hierzu muss in den Einstellunge die Erlaubnis zur Suche im zentralen Archiv erteilt werden.
Die Nachbuchung kann optional auch an ein höheres Benutzerrecht gebunden sein oder vollständig unterbunden werden ("Nachbuchung Verkaufsbeleg auf Kundenkonto"). Dies wird über die Einstellungen (Rechteverwaltung) definiert.
Ein Nachbuchungsvorgang kann an einer beliebigen Kasse im Kassenverbund (unternehmensweit) vorgenommen werden, da der Nachbuchungsbeleg selbst nur die Belegreferenz nicht aber den Inhalt des Ursprungsbeleges enthält.
Auch Belege, die bereits abgerechnet sind, können auf ein anderes Kundenkonto gebucht werden. Allerdings wird überprüft, ob der Ursprungsbeleg bereits in einer Bonusabrechnung der Warenwirtschaft / des ERP-Systems oder einem anderen Vorgang berücksichtigt wurde, der eine Nachbuchung verhindert (sofern diese Daten dem Kassensystem zur Verfügung stehen) – dann ist eine Nachbuchung nicht mehr möglich.
Hinweis:
Durch die Nachbuchungsfunktion wird kassenseitig dem Ursprungsbeleg kein Kunde zugeordnet. Der Originalbeleg darf aus rechtlichen Gründen nicht verändert werden. Die Funktion Nachbuchung erzeugt einen neuen, eigenständigen Beleg, in dem ausschließlich die Belegnummer des Ursprungsbelegs sowie das Kundenkonto enthalten sind, auf das der Ursprungsbeleg gebucht werden soll.
Die Nachbuchung des Beleges auf das Kundenkonto findet mit diesen Informationen in der nachgelagerten Warenwirtschaft / dem nachgelagerten ERP-System statt und muss demzufolge dort funktional unterstützt werden. Kassenseitig sind der Ursprungsbeleg und der Nachbuchungsbeleg getrennte Vorgänge ohne direkte interne Referenz zueinander. Im Ursprungsbeleg ist daher nicht erkennbar, dass dieser Beleg einem Kunden zugeordnet wurde. Wird auf den Ursprungsbeleg nach einer Nachbuchung auf ein Kundenkonto eine der Funktionen "Bonstorno (F2)" oder "Retouren aus Bon (F3)" ausgeführt, erfolgen diese ohne Kundenzuordnung und ohne Hinweis auf eine zwischenzeitlich für diesen Beleg durchgeführte Kundenzuordnung.
