Die Belegdatenbank bzw. das Belegarchiv kann über den Button "Archiv" im Kassenmenü aufgerufen werden. Der Zugang zur Belegdatenbank kann an eine Berechtigungsgruppe gebunden werden (Standard nach Installation: Aufsicht, siehe auch "Rechteverwaltung").
Ein Bediener mit Zugangsberechtigung kann sich im "Archiv" anmelden.
Nach Bestätigung der Bedieneranmeldung mit "Eingabe" oder Taste "ENTER" wird die "Belegsuche im lokalen Archiv" geöffnet. Hier stehen direkt folgende Filterkriterien zur Verfügung:
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Bediener (Kassierer bei Anmeldung der Kasse)
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Referenznummer (Abrechnungsnummer, mit welcher der Beleg abgerechnet wurde)
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Kundennummer (sofern der Beleg einem Kundenkonto zugeordnet wurde)
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Datum (Datum Lieferung / Leistung auf dem Beleg)
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Belegtyp (diverse Standard-Belegtypen stehen zur Verfügung; weitere Belegtypen werden als Filterkriterium angeboten, sofern diese in den Einstellungen in "Druckerzuordnung" definiert wurden)
In den nachfolgenden Abbildungen soll die Funktionsweise des Belegarchivs beispielhaft gezeigt werden. Hieraus erklären sich automatisch auch die anderen Filterfunktionen.
Es sollen in diesem Beispiel alle Journaleinträge angezeigt werden, die mit Datum "16.11.2018" erfasst wurden:
Zusätzlich soll jetzt noch der Belegtyp auf "Gutschriftdruck" eingegrenzt werden. Man möchte also alle Belege mit einer ausgestellten Warengutschrift sehen, die am 16.11.2018 erzeugt wurden.
Darüber hinaus möchte man diesen Filter ausschließlich auf Filiale LOC123 anwenden.
Nur diese Filiale soll ausgewertet werden und Ergebnisse aus diese Filiale angezeigt werden.
In einem anderen Beispiel wird das Filterergebnis angezeigt für folgende eingestellte Filterkriterien:
Filiale = LOC123
Datum = 30.09.2018
Damit werden alle am 30.09.2018 erfassten Journaleinträge auf Filiale LOC123 angezeigt.
Wurde eine Filtereinstellung gewählt, die zu keinem Suchergebnis führt, wird dies entsprechend in einer Hinweismeldung angezeigt.
Nach Bestätigung der Meldung mit "OK" kann die Suche mit Hilfe anderer Filter fortgesetzt werden.
Die verwendeten Suchkriterien können im Bedarfsfall über den Link "Auswahlkriterien" abgerufen werden:
Tipp:
Alle zusätzlich definierten Filterkriterien wirken immer auf ein bereits vorgefiltertes Ergebnis. Hierdurch kann man von einer groben Suche durch die Anwendung weiterer Filter das Suchergebnis immer weiter verfeinern.
Für einige Funktionen werden zunächst einzelne oder mehrere Journaleinträge markiert (durch Drücken der Taste SHIFT bzw. Umschalttaste während der Selektion, für Einzelselektion mit Lücken die Taste CTRL bzw. STRG). Alternativ können über die Tastenkombination CTRL + A bzw. STRG + A alle momentan im Suchergebnis befindlichen Journaleinträge markiert werden.
Tipp:
Am einfachsten ist die Markierung mehrerer Datensätze, wenn die Selektion über den Datensatzmarkierer erfolgt (sprich dort geklickt / per Touch ausgewählt wird).
Selektion eines einzelnen Journaleintrags (durch Markieren des gewünschten Eintrags):
Selektion eines zusammenhängenden Blocks mehrerer Journaleinträge (Taste SHIFT bzw. Umschalttaste gedrückt halten, dabei ersten und letzten Journaleintrag des Blocks markieren):
Einzelselektion mit Lücken (Taste CTRL bzw. STRG gedrückt halten und die gewünschten Journaleinträge markieren):
Selektion des gesamten Suchergebnisses durch Drücken der Tastenkombination CTRL + A bzw. STRG + A:
