Programmieränderungen / Dokumentationen / Modifikation von Einstellungen

 
 
Die Programmieränderungen und Anpassungen der Software werden in Form eines Change Logs bei dem Hersteller der Software mitgeführt und sind im Bedarfsfall (sofern während einer Prüfung angefordert) dort abrufbar, zudem sind diese im Bereich "Versionshistorie / Changelog" aufgeführt.
 
Ebenfalls existieren zu den einzelnen Anwendungen jeweils Dokumentationen oder Kurzanleitungen, die den jeweiligen Softwareteil im Detail beschreiben. Die zentrale Dokumentation der Kassensoftware erfolgt über diese Online-Hilfe.
 
Veränderungen von Einstellungen der Kassensoftware, die ggf. einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, muss der jeweilige Anwender / das jeweilige Unternehmen in entsprechender Schriftform dokumentieren und aufbewahren sowie im Falle einer Prüfung vorweisen können. Welche Veränderungen hier einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, muss der jeweilige Anwender / das jeweilige Unternehmen mit einer Steuerberatung klären.
 
In jedem Kassenbeleg (XML-Datei) werden sowohl die erstellende Programm- und Datenbankversion der Siller POS sowie auch die Versionen der nachgelagerten verarbeitenden Siller POS eigenen Windows-Dienste festgehalten. Damit ist nachvollziehbar, welcher Kassenvorgang mit welcher Anwendungsversion erzeugt und weiterverarbeitet wurde. Die Kassenbelege selbst sind durch Verschlüsselung vor Modifikation durch Dritte geschützt.
 
Die Siller POS Datenbank Till selbst verfügt zusätzlich über eine Tabelle, in der die auf dem jeweiligen System durchgeführten Updates und Patches auf Datenbank- und Anwendungsebene festgehalten werden. Zudem wird der zentralen Stammdatenbank POSMasterData in einer Tabelle jede einzelne Verarbeitung eines Kassenbeleges mit entsprechenden Vermerken festgehalten:
 
  • Filiale
  • Kassennummer
  • Journalnummer
  • Verarbeitungszeitstempel
  • Transaktionszeitstempel
  • Programmversion des Siller Import Service (nachgelagerte Verarbeitungsprozesse)
  • Programmversion der Siller POS Kassensoftware bei Belegerstellung
  • Belegart
  • Fehler bei Verarbeitung in Siller Import Service
  • DBID des Ursrpungssystems
  • WorkstationID des Ursprungssystems
  • Checksum POS (MD5-Schlüssel bei Erstellung des Beleges)
  • aktuelle Checksum bei Verarbeitung durch Siller Import Service (MD5-Schlüssel bei Verarbeitung des Beleges)
     
    Aus den beiden MD5-Checksum Informationen kann ermittelt werden, ob ein durch das erzeugende Kassensystem verschlüsselter Beleg (XML) auf dem Weg zwischen Erzeugung an dem Kassensystem und anschließender Verarbeitung durch Siller POS Import Service durch unbefugte Dritte dennoch modizifiert wurde.